LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN, ADMINISTRACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO

Resumen

LOS PRESENTES LINEAMIENTOS TIENE POR OBJETO ESTABLECER LOS CRITERIOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN, ADMINISTRACIÓN, RESGUARDO, CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS EN POSESIÓN DE LAS ÁREAS UNIVERSITARIAS, DE MANERA QUE PERMITAN SU ACTUALIZACIÓN E INTEGRIDAD, GARANTICEN EL ACCESO A LA INFORMACIÓN, CONTRIBUYAN A INCREMENTAR LA EFICIENCIA DE LA GESTIÓN UNIVERSITARIA Y ACRECIENTEN EL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA UNAM, ASÍ COMO ESTABLECER LAS BASES DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS (SIA), EMPLEANDO LOS PRINCIPIOS, METODOLOGÍA Y NORMATIVA ARCHIVÍSTICA APLICABLE. LAS DISPOSICIONES CONTENIDAS EN LOS PRESENTES LINEAMIENTOS SON DE APLICACIÓN GENERAL Y OBLIGATORIA PARA TODAS LAS ÁREAS UNIVERSITARIAS Y LOS MIEMBROS DE ÉSTAS QUE, COMO PARTE DE SUS FUNCIONES Y ACTIVIDADES, ESTÁN INVOLUCRADOS EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y EN LA ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES. LAS PERSONAS TITULARES DE LAS ÁREAS UNIVERSITARIAS, DE CONFORMIDAD CON LAS DISPOSICIONES APLICABLES, DEBERÁN ASEGURAR LA ADECUADA GESTIÓN DOCUMENTAL, LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LOS ARCHIVOS EN SU POSESIÓN, ASÍ COMO LA INCORPORACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICA APLICABLES. TODOS AQUELLOS ASPECTOS QUE NO ESTÉN CONTEMPLADOS O REGULADOS EN LOS PRESENTES LINEAMIENTOS, SERÁN SUBSANADOS POR EL ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS (ACA) DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO. LOS ASUNTOS QUE REQUIERAN INTERPRETACIÓN NORMATIVA SERÁN RESUELTOS POR LA PERSONA TITULAR DE LA OFICINA DEL ABOGADO GENERAL. LOS PRESENTES LINEAMIENTOS ENTRAN EN VIGOR AL DÍA SIGUIENTE DE SU PUBLICACIÓN EN LA “GACETA UNAM”. HASTA EN TANTO NO ESTÉ EN OPERACIÓN EL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS Y GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA UNAM, LOS PROCEDIMIENTOS Y REGISTROS SE REALIZARÁN CONFORME LO ESTABLEZCA EL ACA. LA DOCUMENTACIÓN RESGUARDADA Y CONSERVADA EN LOS ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN CONSERVARÁ LA MISMA ORGANIZACIÓN, CLASIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN HASTA EL MOMENTO EN QUE LAS ÁREAS UNIVERSITARIAS SOLICITEN AL GIAU QUE DETERMINE EL DESTINO FINAL DE LA MISMA, SIEMPRE Y CUANDO SE HAYA GENERADO ANTES DEL 1º DE ENERO DE 2015. LA DOCUMENTACIÓN RESGUARDADA Y CONSERVADA EN LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS INSTITUCIONALES MANTENDRÁ LA MISMA ORGANIZACIÓN, CLASIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN QUE TIENE. LAS TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS EFECTUADAS EN FECHA POSTERIOR AL DÍA EN QUE LOS PRESENTES LINEAMIENTOS ENTREN EN VIGOR, SEGUIRÁN LO ESTABLECIDO EN LOS MISMOS. LA INFORMACIÓN SOBRE EXPEDIENTES CONSERVADOS EN ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN E HISTÓRICOS, INTEGRADOS ANTES DEL 1º DE ENERO DEL 2015 DEBE INCORPORARSE AL INVENTARIO GENERAL Y GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS DEL ÁREA UNIVERSITARIA, EN LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES QUE AL EFECTO EMITA EL ACA CONSERVANDO LA ORGANIZACIÓN. LAS ÁREAS UNIVERSITARIAS TIENEN TÉRMINO DE UN AÑO A PARTIR DE LA ENTRADA EN VIGOR DE LOS PRESENTES LINEAMIENTOS PARA CONFORMAR Y OPERAR SU OFICINA CENTRAL DE CORRESPONDENCIA. LOS LINEAMIENTOS FUERON APROBADOS POR EL COMITÉ DE TRANSPARENCIA DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO EN LA DÉCIMA QUINTA SESIÓN CELEBRADA EL 27 DE ABRIL DE 2018.