TECNOLOGÍA PARA PRESERVAR EL PATRIMONIO DOCUMENTAL

Resumen

PARA GUARDAR UN DOCUMENTO, TEXTO O FOTOGRAFÍA PERSONAL, INCLUSO INSTITUCIONAL, NO ES SUFICIENTE CON DEPOSITARLO EN UNA MEMORIA O DISCO DURO; PARA SU PRESERVACIÓN POR LARGO TIEMPO DEBE RECURRIRSE A LA TECNOLOGÍA Y ESTAR AL TANTO DE LAS ACTUALIZACIONES. JUAN VOUTSSÁS MÁRQUEZ, DEL INSTITUTO DE INVESTIGACIONES BIBLIOTECOLÓGICAS Y DE LA INFORMACIÓN (IIBI), QUIEN MANEJA ESTOS TEMAS, HA PUBLICADO LIBROS DEDICADOS A DOCUMENTOS DIGITALES. “ES COMÚN PENSAR QUE AL GUARDARLOS ESTARÁN POR SIEMPRE AHÍ, PERO NO ES ASÍ. CONSERVARLOS UNO, DOS, 10, 40 O CIEN AÑOS IMPLICA UNA SERIE DE CONDICIONES”. “EN EL ÁMBITO INSTITUCIONAL, EN BIBLIOTECAS O ARCHIVOS, PARA GUARDAR LA INFORMACIÓN A LARGO PLAZO HAY QUE CONSIDERAR LA TÉCNICA Y PROCEDIMIENTOS QUE LA MANTENGA ACCESIBLE Y LEGIBLE, Y QUE PUEDA USARSE POR VARIOS AÑOS”, SEÑALÓ. POR EJEMPLO, DIJO, LAS ACTAS DE NACIMIENTO SE GENERAN EN PAPEL, Y AHORA ELECTRÓNICAMENTE, POR LO QUE DEBE GARANTIZARSE QUE SEAN LEGIBLES Y UTILIZABLES DENTRO DE DOS O CINCO DÉCADAS, Y PARA ELLO HAY MODELOS Y RECOMENDACIONES A SEGUIR. NO BASTA CON GUARDAR. SE DEBEN USAR TÉCNICAS QUE MANTENGAN LOS DATOS SEGUROS Y QUE EVITEN O SUPEREN LAS AMENAZAS DE FUGA DE INFORMACIÓN, FALLAS EN SISTEMAS, ATAQUES O PROBLEMAS DE SEGURIDAD QUE PUEDAN DAÑARLOS O PONERLA EN RIESGO, INDICÓ. LAS OBRAS DE JUAN VOUTSSÁS DEDICADAS A ESTOS ASUNTOS SON: “GUÍA DEL PRESERVADOR, PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO DIGITALES: GUÍA PARA LAS ORGANIZACIONES” Y “CÓMO PRESERVAR MI PATRIMONIO DIGITAL PERSONAL”. “LAS COSAS NO SE RESGUARDAN POR FELIZ CASUALIDAD, HAY QUE HACER UN PLAN, PONER ORDEN EN OBJETOS DIGITALES. MUCHOS PIENSAN QUE CONSERVAR ES COMPRAR UN PRODUCTO O APARATO, PERO ESE PROCESO IMPLICA 90 POR CIENTO MÉTODO Y 10 POR CIENTO EQUIPO O PROGRAMAS”, EXPLICÓ EL ESPECIALISTA. ADEMÁS, DEBE ORGANIZARSE EN NOMENCLATURA, APLICAR TÉCNICAS DE PROTECCIÓN Y DIVERSIFICACIÓN Y ACTUALIZARSE, “PARA QUE LAS COSAS NO SE VUELVAN OBSOLETAS”. “PARTE DEL MÉTODO CONSISTE EN PONER ORDEN, DESPUÉS ECHAR MANO DE CIERTAS TÉCNICAS. RECOMIENDO NO TENER TODO EN UN SOLO LUGAR, ES MEJOR HACER COPIAS Y COLOCARLAS EN DISTINTOS DISPOSITIVOS, ASÍ, SI SE DAÑA LA INFORMACIÓN O SE ESTROPEA EL EQUIPO, DISPONEMOS DE RESPALDOS EN OTROS APARATOS”. UNA VEZ CUMPLIDO ESE PASO, SE PUEDEN HACER PROTECCIONES EN LA RED, “PERO NO CONFIARSE, PUES ESOS SITIOS PUEDEN DESAPARECER”. OTRA SUGERENCIA ES LA SEGURIDAD, QUE INCLUYE ASPECTOS COMO EVITAR DEJAR INFORMACIÓN EN COMPUTADORAS COMPARTIDAS Y UTILIZAR CLAVES QUE COMBINEN NÚMEROS Y LETRAS, ALGUNAS MAYÚSCULAS. “EL LIBRO ENSEÑA UNA METODOLOGÍA, CON PUNTOS PRINCIPALES PARA QUE LAS PERSONAS APRENDAN A CUIDAR SUS DOCUMENTOS Y LOS CONSERVEN POR LARGO TIEMPO”, SUBRAYÓ. EN EL ÁMBITO INSTITUCIONAL DEBEN OBSERVARSE OTRAS CONDICIONES COMO MANTENER LA AUTENTICIDAD E INTEGRIDAD DE LAS OBRAS, GARANTIZAR QUE NO SEAN ALTERADAS, QUE NO HAYA PARTES PERDIDAS O MUTILADAS O FUGA DE DATOS PERSONALES. HAY LIBROS QUE PASAN DE SU MODO IMPRESO EN PAPEL, A LA FORMA DIGITAL, Y TAMBIÉN DEBEN SER PRESERVADOS PARA ASEGURAR CON EL TIEMPO PERMANEZCAN LEGIBLES Y ACTUALIZADOS. QUIENES REALICEN ESE PROCESO DEBEN RESPETAR LOS DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL Y PRESTARLOS EN CIERTAS CONDICIONES QUE LA LEY ESTABLECE. EN LAS REDES HAY VERSIONES LEGALES POR DERECHOS PAGADOS O MEDIANTE CONVENIO CON EL TITULAR, PERO SI A NIVEL PERSONAL ALGUIEN UTILIZA UNA OBRA, DEBE VERIFICAR QUE LO HACE EN TÉRMINOS LEGALES. LA PÁGINA DEL IIBI CONTIENE MÁS DE UN CENTENAR DE VOLÚMENES CON ACCESO ABIERTO Y GRATUITO (NO PARA REPRODUCCIÓN COMERCIAL); ESTO POR DECISIÓN DEL PROPIO INSTITUTO. EJEMPLO DE ELLO ES “CÓMO PRESERVAR MI PATRIMONIO DIGITAL PERSONAL”. PARA ADQUIRIRLA INDICA EL SITIO AL QUE HAY QUE DIRIGIRSE. “ES DE ACCESO ABIERTO, CON CIERTAS RESTRICCIONES; NO ES MATERIAL DE DOMINIO GENERAL, ESTÁ LEGALMENTE EN LA RED PARA QUE ALGUIEN PUEDA HACER CONSULTAS”, FINALIZÓ VOUTSSÁS MÁRQUEZ.